La richiesta di accesso c.d. documentale deve essere evasa:
- immediatamente, se presentata in via informale e non ci siano motivi ostativi;
- entro 30 giorni se presentata in maniera formale; se non è data comunicazione al cittadino entro tale termine si intende rigettata.

Le ipotesi di esclusione dall'accesso c.d. documentale (Artt. 22 e ss. L.241/1990) riguardano:
- documenti coperti da segreto di Stato;
- documenti dei procedimenti tributari;
- documenti redatti nell’ambito dell’attività pubblica volti all’emanazione di atti normativi, amministrativi, di pianificazione e di programmazione;
- documenti redatti nell’ambito di procedimenti selettivi, con riferimento ad atti contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terzi.

Occorre distinguere in base alla tipologia di accesso:

- se si procede con una richiesta di accesso documentale ai sensi degli artt. 22 e ss. L. 241/1990 non è accoglibile la richiesta di accesso agli atti amministrativi motivata da semplice curiosità o preordinata a svolgere un controllo generalizzato sull’operato dell’Amministrazione. Il richiedente dovrà infatti avere un interesse diretto, concreto ed attuale corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale è richiesto l’accesso.

Tutti i documenti amministrativi dell’Amministrazione sono accessibili ad eccezione di quelli riservati per espressa indicazione di legge o per Regolamento Comunale. Pertanto è accessibile tutto ciò che l’Amministrazione conserva nei propri archivi, compresi gli “atti interni” (istanze, richieste, proposte, pareri, rapporti, valutazioni tecniche ecc) acquisiti nel corso dei procedimenti amministrativi e che proiettano i loro effetti sui provvedimenti finali o che influenzano la loro adozione e/o i loro contenuti.